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不想累死自己, 一定要學會把工作變簡單 丟掉80%的無效人際, 工作效率3級跳!

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決定今天能不能準時下班的人,是你自己,不是老闆!每天1440分鐘,成功者怎麼過,你知道嗎?學會日本上班族最受歡迎的「高效率工作術」,只要5分鐘,就能迅速進入工作狀況!本書作者中島孝志是日本知名的「效率專家」,他同時身兼企業顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師等數職。面對多面向的龐雜工作,他30年來從未加班,非但工作從容不迫、迎刃有餘,更在各領域中展現驚人成績,出了超過120本書!他究竟是怎麼辦到的?作者認為,最強的工作術不是學會各種技術,而是磨練思考能力,把工作「簡單化」!能力差的人在工作上頻頻失誤,是因為犯了以下錯誤:1、來什麼工作、做什麼工作,不懂工作其實也是需要「分類」的。2、不會活用「數值」和「圖解」,名副其實的資訊傻瓜。3、不懂卻不想問、不敢問。4、很努力、很認真,但是太過完美主義,也會誤事。5、電子信箱裡的通訊錄沒分類、也沒建立稱謂。6、認為「緊急工作」和「重要工作」的同時出現時,應該先做「緊急工作」。7、做決定優柔寡斷,就連午餐要吃什麼都會猶豫半天!完美主義、愛拖延、過度努力、當好人…都是讓工作腳步越來越沉重的重擔!能力強的人,會將工作分成「重要」及「不重要」的事,能力差的人不懂得區分輕重緩急,因此工作只會手忙腳亂、沒效率!其實,只要用對方法,上班集中火力只做「重要的事」,簡化思考與行動力,更充實的工作、更成熟的人生,就會在未來等你。★你是否每天都最後一個下班?請立刻檢視自己的工作內容!工作一天,找東西的次數達3次以上?常常說「時間不夠用?工作做不完?」對工作逆來順受?被主管牽著鼻子走?成天被工作追著跑,到頭來還是白忙一場,沒有什麼成果。平常累得像狗一樣,連周末也要忙工作,有時間時只能睡覺,生活品質極差。◎上班打卡制,下班責任制,準時下班究竟誰說了算?以上這些,恐怕說中了大多數上班族的心聲。惡劣的工作環境、低效率的工作模式,讓你落入無限循環的「加班地獄」,被繁重的工作壓得喘不過氣,甚至開始質疑:「為什麼我這麼拚命,還是一無所獲?」「到底是老闆太難搞、客戶難對付、同事瞎扯淡,還是自己太無能?」其實,你的忙亂,並不是因為工作做不完,而是因為「找不到重點」,瞎忙一通,又不懂得適當切割,才會讓工作日趨複雜化,時間越來越不夠用!「加班」並不代表對公司「忠誠」,所以你不必用工時,向公司證明自己的貢獻程度;相對地,超時工作只會讓效率變差,令你又累又沒成就感。◎工作不會自己變少,你得想辦法將工作「變簡單一點」!能力強的人,都怎麼工作?首先,你要學會「勇敢捨棄」。你只要:丟掉9樣東西,學會7大職場管理術,工作能力就能逐日提升,進入高效率的工作模式!▲捨棄1【完美主義】──其實,你不必每一件事都要自己從頭負責到尾,完美主義只會為你的工作招來混亂與停滯! ▲捨棄2【好人意識】──別再每件事都說「YES!」當好好先生與小姐,你只會有做不完的事!▲捨棄3【愛拖延】──為什麼工作量總是越積越多?請隨時告訴自己:工作一到手,就要馬上完成丟出去!▲捨棄4【過度不安】──每次開會老是想著:「大概會被打槍吧、應該會被罵吧!」事情越會發展不順,想太多對工作反而沒幫助,請養成樂觀思考的習慣吧!▲捨棄5【缺乏金錢觀】──任何工作都要有「數學基礎」,就算你不會當會計!▲捨棄6【太過努力】──別老是一個人扛起全部工作!善用「團隊的力量」,才能成就大事!▲捨棄7【急性子】──常常自己單方面會錯意?在慌亂中下結論?有時候做太快,只會做白工。▲ 捨棄8【不要之物】──工作一天,你會找幾次東西呢?物品太多,只會讓工作效率變差,趕快整理你的辦公桌和抽屜吧!▲ 捨棄9【過去的自己】──一直懷念過去的成功,很蠢!◎掌握7大職場管理術,上班不必流血流汗把命拚!「世界競爭力年報」每年對全球49個主要國家的經濟狀況做評比,結果顯示台灣每年工作時數高居全球之冠,而經濟表現卻是倒數第10。可見熬夜加班,非但不能帶來高效率,反而是低生產力的警訊!既然工作無法減量,你能做得唯有把工作方式變簡單!所謂的「簡化工作」,並非學會某種放諸四海皆準的「法則」,而是透過磨練思考能力,進而掌握事物的本質,區分孰輕孰重。本書將由「善用時間」、「整理物品」、「經營人際」等7個方面,逐步帶領你找到屬於自己的工作方式,提高工作效率,脫離加班魔咒。1、 學會這樣工作,人生煥然一新!──【超效能管理術】只做該做的事:將工作分成:「親自上陣」、「可以委外」、「不做無妨」3類,只第1類工作,其他的要果斷拒絕,別逆來順受!掌握工作全貌:工作前先看「整體」,逆向思考就能找出問題的解決方法,消除錯誤及損失,以最短距離達成最終目的。將工作可視化:根據麥肯錫MECE原則,列出工作清單,接著以「圖解」、「數值」,做出人人都懂的圖表,就能避免遺漏與重複,多繞冤枉路。2、 時間一樣多,如何應付雙倍工作?──【超時間管理術】創造時間哲學:對時間管理而言,徹底定義自己的時間哲學是最重要的,其次才是技術。不懂得反問自己:「這件事值得做嗎?」死守時間哲學,別輕易被他人左右。拋棄完美主義:完美主義百害無一利,凡事要先求「有」再求「精」。向老闆報告別兜圈子,簡潔、明快就好。玩樂也有節奏:不必要的應酬會打亂生活,所以絕對不要參加續攤,徹底享受第一攤後,就乖乖回家吧。3、 掌握工作小撇步,引爆速度革命──【超工作管理術】切忌照本宣科:能力強的人會想「怎麼做」,而不是「照著做」。提高效率的訣竅,就是找到工作中存在的「法則」,並徹底實踐它。掌握報告技巧:口頭報告只要說重點,廢話、細節主管通通不想聽;書面報告則先寫「結論」,再說明「理由」。此外壞消息絕對不能拖,越壞的消息,越要提早報告。善用電腦程式:無紙化辦公室的現代,活用電腦軟體能讓工作事半功倍。Google Desktop、E-mail通訊錄、相關字詞編輯工具、名片管理程式等都是不可或缺的工作夥伴。4、 搞定職場人際關係,從此不再吃悶虧──【超人際管理術】要避免硬碰硬:想和周遭人和平相處,就要適時展現自己的軟弱,並且隨時保有全盤接受的寬宏度量。工作應酬淺則是嚐即止即可,不要勉強自己。遵守每個約定:「約定」就等於「契約」,與客戶有約千萬不能遲到。在職場上換得信賴,比什麼都重要,越是「無關緊要」的約定,越要堅守到底。懂得聰明說不: 不能說「No」的上班族很難有成就,因為他們只是「奴隸」,無法和客戶站在平等立場談判。學會說No的技術,再難纏的客戶都能輕鬆搞定!5、 成為「邊思考邊行動」的大器成功者──【超思考管理術】預留緩衝時間:計畫視情況隨時變更,而非按表操課。為了避免取消或延後帶來的風險,可以事先多估1~2成的零用時間,以備不時之需。決定優先順序:決定順序是工作最重要的一部分,一進辦公室就要確認代辦事項,按優先順序逐一列表。當「重要」和「緊急」的工作同時出現時,優先處理重要的工作。果斷作出決定:「做」或「不做」要在3秒內下決定,不要要求完整資訊,最多收集60%的資訊,就得做出決斷。朝令夕改不可恥,懂得變通最重要。6、 活用筆記、手帳,會整理就是會工作!——【超物品管理術】工作的斷捨離:必需品混在雜物中,會打亂工作進度。整理就是丟棄,好業務會丟掉名片,只把關係留下來,辦公桌只留電腦、電話、便利貼、月曆,其他通通丟掉吧。高效率筆記術:筆記本左右攤開,左頁紀錄演講內容,右頁則是自由聯想空間,所有想法、靈感、提案、企劃、聯想……,都隨心所欲地寫在這裡。活用手帳月曆: 好手帳、月曆,一定能帶來「好效率」。依照自己的工作模式、生活方式,選擇適合自己手帳,或是自製書中介紹的「逆三段式月曆」。7、 訊息這麼多,如何統整、做出正確判斷?——【超資訊管理術】多給大腦刺激:接觸資訊的機會越多,吸收力越強,將大量資訊輸入腦袋是成為點子王的秘訣。練習「強制關聯法」,可以幫助你找到靈感。資訊去蕪存菁:一味依賴他人絕對無法看清真相,所有資訊都要親身確認。資訊應該重質不重量,分辨無用的「雜訊」與有用「訊號」,別照單全收。建立專屬智囊:在下重要判斷時,擁有「軍師」很重要。從不同領域的朋友群中培養專屬智囊,就能締造雙贏關係。只要確實實踐這些方法,你會發現:每天的日子變得更舒適、想法變樂觀了。工作成果提升。壓力減輕、變得更健康。自己的時間增加了。和家人共處的時間增加了!本書特色【多元融合】綜合工作術、時間管理術、人際經營、筆記術、整理術等精隨,去蕪存菁後提出7大方式,觸角全面、多元,一本包辦所有職場難題。【淺白易懂】不強調方法、理論,將艱澀難懂的企管名詞簡化再簡化,以列舉、反思、提問為中心,幫助讀者區分工作的輕重緩急,確立自己「想做什麼」、「想怎麼做」。【舉例生動】以作者自身經驗為例,語調輕快活潑,再搭配插圖補充說明,不說教、不議論。【實用新穎】提出Google Desktop、風險評估3法則、聯想筆記術、逆3段式月曆、強制關聯法……等增加工作效率的新方法,最適合上班族。

決定今天能不能準時下班的人,是你自己,不是老闆!每天1440分鐘,成功者怎麼過,你知道嗎?學會日本上班族最受歡迎的「高效率工作術」,只要5分鐘,就能迅速進入工作狀況!本書作者中島孝志是日本知名的「效率專家」,他同時身兼企業顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師等數職。面對多面向的龐雜工作,他30年來從未加班,非但工作從容不迫、迎刃有餘,更在各領域中展現驚人成績,出了超過120本書!他究竟是怎麼辦到的?作者認為,最強的工作術不是學會各種技術,而是磨練思考能力,把工作「簡單化」!能力差的人在工作上頻頻失誤,是因為犯了以下錯誤:1、來什麼工作、做什麼工作,不懂工作其實也是需要「分類」的。2、不會活用「數值」和「圖解」,名副其實的資訊傻瓜。3、不懂卻不想問、不敢問。4、很努力、很認真,但是太過完美主義,也會誤事。5、電子信箱裡的通訊錄沒分類、也沒建立稱謂。6、認為「緊急工作」和「重要工作」的同時出現時,應該先做「緊急工作」。7、做決定優柔寡斷,就連午餐要吃什麼都會猶豫半天!完美主義、愛拖延、過度努力、當好人…都是讓工作腳步越來越沉重的重擔!能力強的人,會將工作分成「重要」及「不重要」的事,能力差的人不懂得區分輕重緩急,因此工作只會手忙腳亂、沒效率!其實,只要用對方法,上班集中火力只做「重要的事」,簡化思考與行動力,更充實的工作、更成熟的人生,就會在未來等你。★你是否每天都最後一個下班?請立刻檢視自己的工作內容!工作一天,找東西的次數達3次以上?常常說「時間不夠用?工作做不完?」對工作逆來順受?被主管牽著鼻子走?成天被工作追著跑,到頭來還是白忙一場,沒有什麼成果。平常累得像狗一樣,連周末也要忙工作,有時間時只能睡覺,生活品質極差。◎上班打卡制,下班責任制,準時下班究竟誰說了算?以上這些,恐怕說中了大多數上班族的心聲。惡劣的工作環境、低效率的工作模式,讓你落入無限循環的「加班地獄」,被繁重的工作壓得喘不過氣,甚至開始質疑:「為什麼我這麼拚命,還是一無所獲?」「到底是老闆太難搞、客戶難對付、同事瞎扯淡,還是自己太無能?」其實,你的忙亂,並不是因為工作做不完,而是因為「找不到重點」,瞎忙一通,又不懂得適當切割,才會讓工作日趨複雜化,時間越來越不夠用!「加班」並不代表對公司「忠誠」,所以你不必用工時,向公司證明自己的貢獻程度;相對地,超時工作只會讓效率變差,令你又累又沒成就感。◎工作不會自己變少,你得想辦法將工作「變簡單一點」!能力強的人,都怎麼工作?首先,你要學會「勇敢捨棄」。你只要:丟掉9樣東西,學會7大職場管理術,工作能力就能逐日提升,進入高效率的工作模式!▲捨棄1【完美主義】──其實,你不必每一件事都要自己從頭負責到尾,完美主義只會為你的工作招來混亂與停滯! ▲捨棄2【好人意識】──別再每件事都說「YES!」當好好先生與小姐,你只會有做不完的事!▲捨棄3【愛拖延】──為什麼工作量總是越積越多?請隨時告訴自己:工作一到手,就要馬上完成丟出去!▲捨棄4【過度不安】──每次開會老是想著:「大概會被打槍吧、應該會被罵吧!」事情越會發展不順,想太多對工作反而沒幫助,請養成樂觀思考的習慣吧!▲捨棄5【缺乏金錢觀】──任何工作都要有「數學基礎」,就算你不會當會計!▲捨棄6【太過努力】──別老是一個人扛起全部工作!善用「團隊的力量」,才能成就大事!▲捨棄7【急性子】──常常自己單方面會錯意?在慌亂中下結論?有時候做太快,只會做白工。▲ 捨棄8【不要之物】──工作一天,你會找幾次東西呢?物品太多,只會讓工作效率變差,趕快整理你的辦公桌和抽屜吧!▲ 捨棄9【過去的自己】──一直懷念過去的成功,很蠢!◎掌握7大職場管理術,上班不必流血流汗把命拚!「世界競爭力年報」每年對全球49個主要國家的經濟狀況做評比,結果顯示台灣每年工作時數高居全球之冠,而經濟表現卻是倒數第10。可見熬夜加班,非但不能帶來高效率,反而是低生產力的警訊!既然工作無法減量,你能做得唯有把工作方式變簡單!所謂的「簡化工作」,並非學會某種放諸四海皆準的「法則」,而是透過磨練思考能力,進而掌握事物的本質,區分孰輕孰重。本書將由「善用時間」、「整理物品」、「經營人際」等7個方面,逐步帶領你找到屬於自己的工作方式,提高工作效率,脫離加班魔咒。1、 學會這樣工作,人生煥然一新!──【超效能管理術】只做該做的事:將工作分成:「親自上陣」、「可以委外」、「不做無妨」3類,只第1類工作,其他的要果斷拒絕,別逆來順受!掌握工作全貌:工作前先看「整體」,逆向思考就能找出問題的解決方法,消除錯誤及損失,以最短距離達成最終目的。將工作可視化:根據麥肯錫MECE原則,列出工作清單,接著以「圖解」、「數值」,做出人人都懂的圖表,就能避免遺漏與重複,多繞冤枉路。2、 時間一樣多,如何應付雙倍工作?──【超時間管理術】創造時間哲學:對時間管理而言,徹底定義自己的時間哲學是最重要的,其次才是技術。不懂得反問自己:「這件事值得做嗎?」死守時間哲學,別輕易被他人左右。拋棄完美主義:完美主義百害無一利,凡事要先求「有」再求「精」。向老闆報告別兜圈子,簡潔、明快就好。玩樂也有節奏:不必要的應酬會打亂生活,所以絕對不要參加續攤,徹底享受第一攤後,就乖乖回家吧。3、 掌握工作小撇步,引爆速度革命──【超工作管理術】切忌照本宣科:能力強的人會想「怎麼做」,而不是「照著做」。提高效率的訣竅,就是找到工作中存在的「法則」,並徹底實踐它。掌握報告技巧:口頭報告只要說重點,廢話、細節主管通通不想聽;書面報告則先寫「結論」,再說明「理由」。此外壞消息絕對不能拖,越壞的消息,越要提早報告。善用電腦程式:無紙化辦公室的現代,活用電腦軟體能讓工作事半功倍。Google Desktop、E-mail通訊錄、相關字詞編輯工具、名片管理程式等都是不可或缺的工作夥伴。4、 搞定職場人際關係,從此不再吃悶虧──【超人際管理術】要避免硬碰硬:想和周遭人和平相處,就要適時展現自己的軟弱,並且隨時保有全盤接受的寬宏度量。工作應酬淺則是嚐即止即可,不要勉強自己。遵守每個約定:「約定」就等於「契約」,與客戶有約千萬不能遲到。在職場上換得信賴,比什麼都重要,越是「無關緊要」的約定,越要堅守到底。懂得聰明說不: 不能說「No」的上班族很難有成就,因為他們只是「奴隸」,無法和客戶站在平等立場談判。學會說No的技術,再難纏的客戶都能輕鬆搞定!5、 成為「邊思考邊行動」的大器成功者──【超思考管理術】預留緩衝時間:計畫視情況隨時變更,而非按表操課。為了避免取消或延後帶來的風險,可以事先多估1~2成的零用時間,以備不時之需。決定優先順序:決定順序是工作最重要的一部分,一進辦公室就要確認代辦事項,按優先順序逐一列表。當「重要」和「緊急」的工作同時出現時,優先處理重要的工作。果斷作出決定:「做」或「不做」要在3秒內下決定,不要要求完整資訊,最多收集60%的資訊,就得做出決斷。朝令夕改不可恥,懂得變通最重要。6、 活用筆記、手帳,會整理就是會工作!——【超物品管理術】工作的斷捨離:必需品混在雜物中,會打亂工作進度。整理就是丟棄,好業務會丟掉名片,只把關係留下來,辦公桌只留電腦、電話、便利貼、月曆,其他通通丟掉吧。高效率筆記術:筆記本左右攤開,左頁紀錄演講內容,右頁則是自由聯想空間,所有想法、靈感、提案、企劃、聯想……,都隨心所欲地寫在這裡。活用手帳月曆: 好手帳、月曆,一定能帶來「好效率」。依照自己的工作模式、生活方式,選擇適合自己手帳,或是自製書中介紹的「逆三段式月曆」。7、 訊息這麼多,如何統整、做出正確判斷?——【超資訊管理術】多給大腦刺激:接觸資訊的機會越多,吸收力越強,將大量資訊輸入腦袋是成為點子王的秘訣。練習「強制關聯法」,可以幫助你找到靈感。資訊去蕪存菁:一味依賴他人絕對無法看清真相,所有資訊都要親身確認。資訊應該重質不重量,分辨無用的「雜訊」與有用「訊號」,別照單全收。建立專屬智囊:在下重要判斷時,擁有「軍師」很重要。從不同領域的朋友群中培養專屬智囊,就能締造雙贏關係。只要確實實踐這些方法,你會發現:每天的日子變得更舒適、想法變樂觀了。工作成果提升。壓力減輕、變得更健康。自己的時間增加了。和家人共處的時間增加了!本書特色【多元融合】綜合工作術、時間管理術、人際經營、筆記術、整理術等精隨,去蕪存菁後提出7大方式,觸角全面、多元,一本包辦所有職場難題。【淺白易懂】不強調方法、理論,將艱澀難懂的企管名詞簡化再簡化,以列舉、反思、提問為中心,幫助讀者區分工作的輕重緩急,確立自己「想做什麼」、「想怎麼做」。【舉例生動】以作者自身經驗為例,語調輕快活潑,再搭配插圖補充說明,不說教、不議論。【實用新穎】提出Google Desktop、風險評估3法則、聯想筆記術、逆3段式月曆、強制關聯法……等增加工作效率的新方法,最適合上班族。 中島孝志(Nakajima Takashi)出生於東京都,早稻田大學政治經濟學系畢業,南加州大學碩士。在幾家出版社工作後自立門戶,並同時擔任經營顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師,在各個領域的表現都十分活躍。主持Key Man Network研習會、原理原則研究會和松下幸之助經營研究會,舉辦的演講和講座更受到外商企業的歡迎。主要的著作有《日誌本活用法》、《便利貼、筆記200%活用法》、《讓人覺得「這個人一定辦得到!」的提問技巧》、《工作強者巧妙的傳達技巧》等,暢銷書極多,累積銷售量超過6百萬本。譯者簡介 羊恩媺淡江日文系畢業,目前為旅日譯者。譯作有《佐賀阿嬤給我的人生禮物》、《天使之耳》、《獸之奏者》系列、《淚流不止》、《斷捨離》等等。 【專業推薦】筆記女王Ada經理人月刊副總編輯 郭明琪 作者序 工作「簡單化」,你要學會捨棄,包括老經驗和人際關係「每天總是有堆積如山的工作,好像永遠都做不完,怎麼辦?」 「真希望能準時下班,脫離加班生活!」 你是否也像這樣,工作總是充滿壓力及抱怨?如何才能找到最適合自己的工作方式?不再每天被工作追著跑?本書集結了許多小秘訣,由「根本」開始徹底改變你的工作方法,讓工作更變得更簡單、更有效率。 不過,剛開始你可能需要一些勇氣,才能實踐本書所寫的內容。因為,要將工作簡化,首先必須從「捨棄」許多東西開始。 無論是物品、資訊、經驗、職業,或是人際關係,許多東西我們一旦擁有了,就很難放手。原因在於我們會這麼想:「捨棄=浪費」。然而,這卻是讓事情越來越複雜的根源。◆不再「被工作追著跑」的願望,絕對可以實現 現今的時代,因為物質與資訊的氾濫,使得價值觀日趨多元,其結果不但讓社會充滿壓力,也讓工作越來越複雜化。你是否對這樣的生活感到疲憊不堪呢?現在,你該做的是讓想法和行動變得「更簡單」! 完美主義、愛拖延的壞習慣、想當好人的想法、過度的努力等……,都是讓你的腳步變得沉重的「重擔」。本書將由這些你不知不覺揹上的「重擔」開始說起,接著介紹如何善用時間、整理物品、經營人際關係,讓你放下多餘的重擔,更簡單、更有效率的工作。 將工作簡化的重點,不是單純學會某種放諸四海皆準的方法,而是磨練自己的思考能力,掌握事物的本質,區分「什麼是重要的」、「什麼是不重要的」,確立自己「想做什麼」、「想怎麼做」。 唯有明白這些類似「人生哲學」的東西,各式各樣技術才會相應而生。將工作簡化的好處很多,可謂百利而無一害。只要實踐這些方法,你會發現: 日子變得更舒適、不用每天上緊發條。 想法變得樂觀、任何事情都能泰然面對。 工作成果提升、獲得上司賞識。 壓力減輕、身體更健康,不再這裡痛、那裡痠,小毛病一堆。 自己的時間增加,可以做自己想做的事,和家人相處的時間也變多了。 只要簡化思考與行動,更充實的工作、更成熟的人生,就會在未來等你。中島孝志 前言¬  工作「簡單化」,你要學會捨棄,包括過去經驗和人際關係第一章 新鮮人一定要會的【超效能管理術】——這樣工作,讓人生煥然一新!「簡單化」是關鍵! 丟掉9大包袱,找到工作的好感覺 能力強的人,會找出工作的「節奏感」 每天上班的第一件事,先看「工作全貌」 把工作當「做菜」,先列材料,再動工 不懂一定要問,別裝懂!第二章 人人都該學的【超時間管理術】——學會「時間利用術」,找回不浪費的人生! 時間管理,決定一個人的價值 完美主義,會吃掉你的「寶貴時間」,值得嗎? 時間一樣多,該如何應付雙倍的工作? 應酬少一點,自己的時間就會多一點第三章 老闆不教,但你一定要會的【超工作管理術】——把工作變簡單,效率3級跳的「速度革命」 能力強的人想「怎麼做」,不是「照著做」 勇敢「偷學」,模仿能讓你快速進步 只是「早10分鐘進公司」,人生就會不一樣 決定今天能不能準時下班的人,是你自己,不是老闆 隨便打斷別人的工作,很沒禮貌 上班做的第一件事,決定你幾點下班 報告只要「說重點、講結果」,千萬別讓主管說出「所以呢?」 先講「結論」再說明「理由」 善用網路,為你找到更多工作靈感 回信慢吞吞的人,工作一定也沒效率 告別冗長會議,讓工作擁有「高產能」的7關鍵 不再分心晃神,「工作前的儀式」也很重要 懂得和別人比較,自我實力才會提升 別小看「反覆做」的驚人力量 只要專心「1個小時」就好,馬不停蹄地工作,效率更差第四章 不浪費時間的【超人際管理術】——別跟會浪費你時間的人,一起工作 聰明人,不會為「無謂的事」白費力氣 善解人意、貼心的人,才有可能成為「經營者」 沒幽默感,客戶不會想見你第2次! 主管太難搞,如何避免「硬碰硬」? 理直氣壯,不如「理直氣和」 應酬「淺嚐即可」,不要勉強 越是「不要緊」的約定,越要遵守到底 不懂說No的人,永遠別想成功 搞定3種人際關係,不再吃悶虧第五章 職場上一定要學會的【超思考管理術】——邊行動邊思考,你一定成功! 你得先搞清楚,是誰打亂你的工作步調? 工作時間「多估2成」,存一點「零用時間」 「重要的事」和「緊急的事」,先做那一個? 工作的優先順序,該怎麼決定? 活用便利貼,10分鐘搞定一天進度 工作,別從「簡單」的開始做! 早早開始,慢慢來——工作簡化的真諦 果斷下決定,別找藉口 「做」或「不做」,要在3秒內決定 有勇氣「收手」的人,才能東山再起 事先預測「3種結果」,可以降低風險成本 工作像下棋,有時你得「憑直覺」第六章 任何人都該學的【超物品管理術】——能力強的人,如何敢丟?如何整理? 整理不是「歸位」,而是學會「丟」 生命,不該浪費在「找東西」上 辦公桌只留5樣東西,其他通通丟掉! 只把「用得到的」留下來,桌面零雜物 停止瞎忙,把行程「一次寫下來」 亂塗、亂寫的筆記本,就是工作靈感的來源 自製「逆三段式」月曆,工作永遠從容不迫!第七章 聰明人一定要懂會的【超資訊管理術】——「好創意」用不完的訣竅大公開 大腦受刺激,「好點子」就會一直來敲門 強迫自己多用幾次,不記得也難! 想法要「一直說」,說完答案就會出現 別想得太遠、太難,好點子往往「近在眼前」 偉大的點子和發明,藏在「最單純的需要」裡 凡事「自己做判斷」,別盲從、妄信 資訊要先「過濾」,像金魚猛吃下肚,總有一天撐死 經營者,都擁有「承受壞事」的勇氣 建立人脈,經營屬於自己的「智囊團」 ▲ 上班做的第一件事,決定你幾點下班你通常在進公司多久後會進入「工作模式」呢?我想應該很少人會在踏進辦公室就馬上火力全開。絕大多數人都需要一段「熱機時間」,慢慢點燃「工作引擎」。這20年來我每天清晨4點起床,即便如此,我進辦公室後做的第一件事,還是和多數的上班族一樣。 「上班族一進辦公室後,會先做什麼?」有個廠商做了市調,結果如下: 第一名:確認電子郵件。 第二名:先來一杯咖啡或飲料。 第三名:拿出記事本確認行程。 第四名:去洗手間(整理服裝儀容)。 第五名:上網瀏覽新聞。 就算進了辦公室,不代表大腦就能反射性地切換至「工作模式」,我們還是得透過檢查電子郵件、喝咖啡,或與主管同事閒聊幾句,以及朝會、會議等「儀式」,慢慢提高自己的工作動力。 這些舉動雖然無傷大雅,但如果一直拖拖拉拉、遲遲無法進入工作模式,專心工作的時間就會相對變短,導致工作無法在期限內完成。這麼一來,我們就必須加班,工作簡單化、效率化也就離我們越來越遠。◎ 拖拖拉拉只會誤事,越早開工越好 想早點完成工作,就必須盡早開始動工。這個原則雖然簡單,卻是工作不變的「鐵則」。環顧四周,你會發現動作慢的人都有一項共通點,那就是他們都習慣拖拖拉拉、悠悠哉哉地工作。 這種人非得在別人的「強烈要求」或現實的「迫切需要」之下,才能果斷地開始工作。以我為例,就是在編輯逼問我:「來得及在截稿日期前交稿嗎?」或是強烈希望我出版某本書的時候。 相反地,我也會拜託周遭的人:「我很懶惰,所以麻煩你盡量催我。」這也不失為可行之計。因為我深知道盡早開始動工的好處,所以會特別感謝催我的人。畢竟,只要一個不留神,寶貴的時間就轉眼飛逝了。▲ 能力強的人,會自己找出工作的「節奏感」工作上,「以小博大」的節奏感尤其重要。節奏感是讓工作更簡單、更有效率最不可或缺的重點。工作能力差的人不懂得區分輕重緩急,只會將所有事混為一談,到頭來花費更多時間也就算了,更糟糕的是根本毫無成果。那麼我們該怎麼做,才能讓工作更有節奏感呢?工作可以依內容概分為3種: 1、 自己該做的工作──不能交給別人,必須親力完成的工作 假使你是一名業務,和重要客戶的交涉就不能交給後進人員,一定要親自出馬。若想憑個人本事成功與客戶簽約,就絕不能把機會拱手讓人。總歸一句話,這種類型的工作就是你得自己當主角,親手去做的工作。 2、 可以交給別人的工作──不必自己做,可分派給其他部門的工作 工作能力越強的人,越懂得利用「他人的力量」。「這個工作就交給A吧!」、「這個交給B好了!」你可以這樣切分工作,或是做出判斷:「這個就跟C公司合作吧!」利用外在資源。 學生時代應付考試,或許只能憑個人努力,但在職場上想成功,把工作完美呈現,只靠單打獨鬥是不夠的。很多時候,必須靠團隊集思廣益、分工合作,才能得出成果。3、 做不得的工作──不用立刻處理,可以往後延的工作 如果有要務在身,又被這些雜事纏身,那可就本末倒置了。如果主管把這種類型的工作交給你,你必須立刻詢問: 「現在我手上有A工作,要先優先處理這個B工作嗎?」 「我知道了。你就繼續做A工作,我會把B工作交給別人。」 對工作「逆來順受」是不對的,因為主管不會知道你手上有多少工作,所以你必須把正確資訊告訴主管,讓他來做判斷。▲ 你應該常思考「怎麼做」,不是「照著做」若說「工作速度快」是工作能力強的人共通的特徵,我想應該沒有人有異議吧!在同一時間進行同樣的工作,有些人動作很快,上午就完成了,有些人卻只能完成三分之一。 難道動作慢的人,因為花了比較多的時間,錯誤和做白工的部分就比較少嗎?不是的,事實上,反而是「動作快」的人失誤率較低。 我學生時代曾在做過許多不同類型的打工,這些經驗讓我漸漸確信一件事。那就是──工作能力越強的人,工作會越單純快速,而且失誤和做白工的情況也相對較少。 舉例來說,大量的信件和明信片會先在郵局集中,接著再依照都道府縣、區市町村區分。這時有「盡快完成工作」意識的人,通常會較快找到訣竅或法則,迅速處理完分類的工作。也就是說,他們比一般人更容易抓到「重點」。 我認為訣竅就是找到工作中存在的「法則」。例如,東京都內「千代田區」、「新宿區」、「涉谷區」等地的郵件量,一定比「台東區」或「足立區」大。與其按照順序,平均分配空間擺放郵件,還不如一開始就將千代田區的空間設大,並且放在離自己最近的地方,就能提高分類的效率了。  像這樣,工作能力強的人不會唯唯諾諾地照著別人說的去做,他們會思考怎樣才能更利於作業,提高效率。▲ 長話要短說,廢話、細節主管通通不想聽! 上班族早上一定都很忙碌,星期一的一大早就更不用說了。有事和主管報告還得排隊,簡直與尖峰通勤時段沒兩樣。這個時候,如果你也得向主管報告,你會怎麼開口呢? 你:「上週五我去○○公司的山田部長那跑業務,聽說他們好像也受到不景氣的影響,業績整整跌了三成。」 主管:「所以呢?」 你:「花了好一番工夫,我還是想辦法簽到了合約,因為……」 主管:「好,我知道了。辛苦你了!那麼付款的事呢?」 你:「喔,還沒付款。其實啊……」 星期一的早上,所有人都處於戰鬥模式,只求能熬過這個星期。上班族的早上是很忙碌的,主管比任何人更忙,尤其星期一早上,可能還得向老闆報告,所以下屬報告時要是拖拖拉拉,做主管的絕對無法忍受。 早上的報告有幾項訣竅:長話短說。只說結論。口頭報告,而非郵件。依內容的重要程度判斷報告時機。(重要的事:提早進公司,等主管一來就立刻報告。不重要的事:在空閒時間報告。) 打仗時,大家最想知道的莫過於輸贏,報告也是如此。盡量把握時間說重點,其他過程或自吹自擂的話,可以等到有時間的時候再說。 ▲不懂說No的人,永遠別想成功 就算客戶的要求再怎麼無理,有些人還是不敢拒絕。他們的理由不是為了創造更多的工作機會,而是滿腦子擔心客戶生氣導致交易失敗,才選擇接受各種要求。 不能說「No」的上班族很難有所成就,原因在於這種上班族只是「奴隸」,無法和客戶站在平等的立場,振振有辭地與之談判。 對你而言,客戶是「神明」,不是無理取鬧的小孩。對待神明有對待神明的方法,不需要一味地妥協。如果只有短視近利的想法,就無法得到判斷大局的能力;過度執著於某一部份,就無法看見整體。因為你永遠不會知道,輕易妥協是多危險的事。 不過話說回來,冷淡地頻頻說「No」的人,也是無能的人。要成為獨當一面的上班族,就必須精通「說No的技術」,越能聰明說「No」,工作壓力就會越少,並且更有生產性。 聰明說「No」重點在於「正向的否定」。這聽起來有點繞舌,讓我舉例說明:假設客戶希望縮短交貨期限,這時如果立刻說「No」,會讓對方覺得你只站在公司的立場,不曾為客戶著想。因此,我們必須先讓客戶徹底了解你所做的努力。 「我會立刻請工廠的相關部門進行。可是光是調整,就得花上一整天了,接下來上生產線後,無論再怎麼拚命趕工,最快也需要3天吧!您能不能多給我們3天的時間呢?」 或是反過來提案:「交期提前嗎?可以啊!不過,關於另一點,可以拜託您通融一下嗎?」 這就像玩拋接球一樣,重點是不斷拋球給對方,讓對方持球。你只管拋出提案,最後決定接不接受這個提案是客戶的責任。 「能不能算便宜一點?」 當客戶這麼要求時,如果你立刻回答「Yes」,只會讓對方懷疑公司的定價。這時不妨刻意陷入苦思,不要正面回答。讓客戶等待,也是一種是委婉說「No」的方式。 你必須鄭重地告訴客戶:「這已經是下限了耶!」如果客戶還是執意要求,就再把球丟回去給他吧! 談判的時候,千萬不要一股腦地接受對方的要求,提出「交換條件」也是很重要的。大家務必思考:「怎麼做才能創造雙贏,讓客戶和自己都獲利?」如果無法讓雙方同時獲利,就代表其中一方會受到虧損,那麼交易也就無法持久了。▲ 懂得分辨「風險」與「危險」,別挖坑給自己跳! 然而,我們在現實生活中,最常見的卻是另一種人:資金越不豐厚,卻越是放不下手,最後只能越陷越深,自取滅亡。 「再過一陣子,說不定就能轉虧為盈。我想再拿3千萬出來試試看!」 既然投入了龐大的資金,自然會期待景氣變好、回收成本。我可以了解這樣的心情,畢竟誰都不希望血本無歸。可是,我還是希望各位能面對嚴峻的現實,在受到致命傷前趕緊「撤退」。 「已經達到當初計畫的赤字金額了!雖然很遺憾,不過還是收手吧!在這個失敗中記取教訓,再重新出發。」我們應該像這樣,在還來得及「重回戰場」的階段就適時收手。 「風險」和「危險」是不同的。即使是危機意識高的人,有時也搞不清楚兩者間的不同,所以常在商場和人際關係上,莫名奇妙地踩到地雷。「風險」(Risk)這個字源自於阿拉伯文,意思是「明日之糧」。如果不積極進取地挑戰,就不會有風險;另一方面,「危險」則是必須避免的,千萬不能貿然挑戰。之所以會說「君子不立於危牆之下」,那是因為危險;而「不入虎穴焉得虎子」,則是因為有風險,才要積極挑戰。▲整理不是「歸位」,而是學會「丟」 雖然我們常把「整理整頓」連在一起說,不過「整理」(Arrangement)和「整頓」(Put in order)意思完全不同。所謂的「整理」,不是為了平日生活所需而做,「整理」真正的意思指的是「丟棄」,也就是「清算、收拾」。另一方面,「整頓」則是為了「下一個階段」所需,事先將必需品準備好後,放在必要的位置上。 比方說,我們會東翻西找地心想:「那個東西究竟跑到哪去了?」是因為「那個東西一定在某個地方」吧?如果已經丟掉了,我們根本不用花工夫去找。反過來說,如果想省去東翻西找的麻煩,還不如將不用的東西直接丟掉! 我習慣隨時「整理」手邊的書籍、信件或名片,換句話說,我會把這些東西通通「丟掉」。把有用的資訊存進頭腦或電腦裡,其餘的就可以毫不猶豫地丟掉了。信件基本上我都不會留著,就連友人寄來的明信片,也是看完就丟。你問我為什麼會立刻丟掉?因為我不會再看「第二次」。簡單來說,我的整理術重點就是:1、丟掉「不會再用的物品」。2、丟掉「別人有的物品」。3、丟掉「還會在得到的物品」。4、丟掉「不會馬上需要的物品」。不要遲疑,通通丟掉就對了!

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